Biała lista — kiedy weryfikować rachunek?

Przy każdej płatności za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł brutto na rzecz czynnego podatnika VAT należy sprawdzić, czy rachunek kontrahenta figuruje w wykazie podatników VAT (białej liście) na dzień zlecenia przelewu. Wyszukiwarka i API są dostępne na stronach Ministerstwa Finansów; większość systemów bankowości firmowej weryfikuje rachunki automatycznie — warto jednak upewnić się, że funkcja jest włączona i archiwizuje potwierdzenia.

Skutki płatności na rachunek spoza wykazu

  • wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodu (w PIT i CIT),
  • odpowiedzialność solidarna za VAT niezapłacony przez kontrahenta,
  • sankcji można uniknąć, składając zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 14 dni od przelewu do naczelnika urzędu właściwego dla podatnika (wystarczy jedno zawiadomienie na danego kontrahenta i rachunek),
  • płatność w split payment również uwalnia od sankcji, nawet jeśli rachunek nie widniał na liście.

Obowiązkowy split payment

Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy, gdy łącznie spełnione są warunki: faktura opiewa na kwotę powyżej 15 000 zł brutto, a przedmiotem transakcji są towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (m.in. roboty budowlane, złom, elektronika, paliwa, części samochodowe). Faktura musi zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Za brak adnotacji odpowiada sprzedawca, a za pominięcie MPP przy zapłacie — nabywca (sankcja 30% kwoty VAT z faktury).

Środki na rachunku VAT

Zgromadzone na rachunku VAT środki można przeznaczyć m.in. na zapłatę VAT, PIT, CIT, ZUS, akcyzy i ceł, a także VAT z faktur zakupowych. Nadwyżkę można uwolnić wnioskiem do urzędu — standardowy termin rozpatrzenia to 60 dni.

Praktyczne wskazówki

  • ustaw automatyczną weryfikację białej listy w bankowości i archiwizuj UUID zapytania,
  • w umowach z kontrahentami z branż wrażliwych zapisz obowiązek wystawiania faktur z adnotacją MPP,
  • przy płatnościach ratalnych i kompensatach limit 15 tys. zł odnosi się do wartości całej transakcji, nie pojedynczego przelewu.

W ramach obsługi księgowej monitorujemy status VAT kontrahentów naszych klientów i pilnujemy zgłoszeń ZAW-NR, gdy zdarzy się przelew poza wykaz.