Krajowy System e-Faktur jest już obowiązkowy dla zdecydowanej większości przedsiębiorców, a okres przejściowy, w którym urzędy odstępowały od kar za błędy, dobiegł końca. W praktyce najwięcej pytań od naszych klientów dotyczy nie samych faktur sprzedaży, ale korekt: jak je wystawić, co zrobić z pomyłką w danych nabywcy i w którym miesiącu ująć korektę w rozliczeniu VAT. W tym artykule porządkujemy zasady, które obowiązują od momentu, gdy faktura ustrukturyzowana stała się standardem.

Korekta zawsze w KSeF i zawsze z numerem KSeF faktury pierwotnej

Faktura korygująca do faktury wystawionej w KSeF musi zostać wystawiona również w KSeF. Kluczowym elementem korekty jest numer identyfikujący fakturę pierwotną w KSeF, czyli 35-znakowy identyfikator nadany przez system. Bez niego korekta nie zostanie powiązana z pierwotnym dokumentem, a system może ją odrzucić. Poza tym korekta zawiera te same elementy co dotychczas: datę wystawienia, kolejny numer, przyczynę korekty oraz dane po zmianie lub kwotę korekty.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy korygujemy fakturę wystawioną jeszcze poza KSeF, na przykład w 2025 roku. Taką korektę także wystawia się w KSeF, ale w miejscu numeru KSeF faktury pierwotnej wskazuje się jedynie jej numer własny, bo dokument pierwotny nigdy nie trafił do systemu.

Koniec not korygujących

Do faktur ustrukturyzowanych nie można wystawiać not korygujących. Jeżeli nabywca zauważy błąd w swoich danych, na przykład literówkę w nazwie firmy albo zły adres, nie poprawi go samodzielnie notą, jak robił to przez lata. Jedyną drogą jest poproszenie sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej w KSeF. Warto o tym pamiętać przy sprawdzaniu faktur zakupu: błąd w NIP nabywcy oznacza, że faktura w ogóle nie trafi do właściwego podmiotu w systemie i trzeba ją skorygować do zera, a następnie wystawić nową.

Korekta in minus u sprzedawcy

Największą zmianą w porównaniu z poprzednimi latami jest uproszczenie korekt zmniejszających podstawę opodatkowania. Sprzedawca obniża podstawę i VAT należny w okresie, w którym wystawił korektę w KSeF. Nie musi już gromadzić dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty z nabywcą, takiej jak korespondencja mailowa czy aneksy. Data wystawienia korekty, potwierdzona przez system, jest wystarczającym dowodem.

Uwaga na jeden wyjątek: jeżeli korekta została wystawiona poza KSeF, na przykład w trybie awaryjnym lub offline, i trafiła do systemu później, o momencie rozliczenia decyduje data otrzymania korekty przez nabywcę, tak jak w zasadach ogólnych.

Korekta in minus u nabywcy

Nabywca zmniejsza podatek naliczony w okresie, w którym otrzymał fakturę korygującą w KSeF, czyli w miesiącu, w którym system nadał jej numer. Nie ma znaczenia, kiedy zajrzał do systemu ani kiedy pobrał dokument. Dlatego w księgowości warto ustawić regularne, przynajmniej cotygodniowe pobieranie faktur z KSeF, aby korekty nie „przeskakiwały” do kolejnego miesiąca i nie wymagały poprawiania JPK_V7M.

Korekta in plus

Zasady korekt zwiększających nie zmieniły się i nadal zależą od przyczyny korekty:

  • Przyczyna pierwotna (błąd istniał już w chwili wystawienia faktury, na przykład zła cena lub stawka VAT): korektę ujmuje się wstecz, w okresie rozliczenia faktury pierwotnej, co oznacza korektę deklaracji i ewentualne odsetki.
  • Przyczyna następcza (nowe okoliczności po sprzedaży, na przykład podwyżka ceny uzgodniona później): korektę rozlicza się na bieżąco, w okresie jej wystawienia.

Z tego powodu pole „przyczyna korekty” w KSeF ma znaczenie nie tylko formalne. Precyzyjny opis ułatwia obronę bieżącego rozliczenia w razie kontroli.

Korekty zbiorcze i korekty do zera

KSeF obsługuje korekty zbiorcze, obejmujące wiele faktur dla jednego nabywcy, na przykład przy rabacie rocznym. W takiej korekcie wskazuje się numery KSeF wszystkich korygowanych faktur. Możliwa jest też korekta do zera, która zastępuje dawną praktykę anulowania faktury: w KSeF nie da się usunąć ani anulować dokumentu, który został przyjęty przez system, więc pomyłkową fakturę zawsze koryguje się do zera.

Najczęstsze błędy, które widzimy w praktyce

  1. Wystawienie korekty w programie księgowym bez wysłania jej do KSeF, przy założeniu, że wystarczy przesłać ją mailem.
  2. Brak numeru KSeF faktury pierwotnej lub wpisanie numeru własnego zamiast identyfikatora systemowego.
  3. Ujęcie korekty in minus u nabywcy w miesiącu zaksięgowania zamiast w miesiącu otrzymania w KSeF.
  4. Próba poprawienia danych nabywcy notą korygującą.
  5. Wystawienie nowej faktury bez wcześniejszej korekty do zera faktury błędnej, co podwaja przychód i VAT należny.

Jak to wygląda u klientów LinTax

Nasi klienci widzą status każdej faktury i korekty w KSeF bezpośrednio w panelu LinTax Cloud, a faktury zakupu pobieramy z systemu na bieżąco, więc korekty trafiają do właściwego okresu bez dodatkowych działań po stronie klienta. Jeżeli masz wątpliwości co do konkretnej korekty, napisz do nas przez panel lub skontaktuj się z biurem.