Rok 2026 przyniósł największą od lat rewolucję w fakturowaniu. Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla największych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych przedsiębiorców. Większość firm wystawia więc faktury ustrukturyzowane już od kilku miesięcy. Warto jednak pamiętać, że obecnie działamy w tzw. okresie przejściowym, który kończy się 31 grudnia 2026 r. Od nowego roku zasady gry istotnie się zaostrzą.

Co obowiązuje do końca 2026 roku

Ustawodawca przewidział szereg ułatwień, które mają pomóc firmom w płynnym wdrożeniu systemu. Do 31 grudnia 2026 r.:

nie są nakładane kary pieniężne za błędy związane z fakturowaniem w KSeF — organy podatkowe nie sankcjonują wystawienia faktury poza systemem, opóźnień w przesłaniu faktury z trybu offline ani błędów technicznych;
wszyscy podatnicy mogą korzystać z trybu offline24, czyli wystawiać faktury poza systemem i przesyłać je do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego;
najmniejsi przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku — firmy wystawiające wyłącznie faktury do 450 zł, których łączna miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, mogą nadal fakturować po staremu;
dopuszczalne są faktury z kas rejestrujących oraz paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone.

Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku

Kary za naruszenie obowiązków

Najważniejsza zmiana to uruchomienie systemu sankcji. Za wystawienie faktury poza KSeF (gdy istniał taki obowiązek), za nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline albo za wystawienie faktury niezgodnej z udostępnionym wzorem organ podatkowy będzie mógł nałożyć karę pieniężną — nawet do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku do 18,7% wartości brutto. Warto już teraz przejrzeć procedury wystawiania faktur i upewnić się, że wszystkie kanały sprzedaży prawidłowo komunikują się z KSeF.

Najmniejsze firmy wchodzą do systemu

Z dniem 1 stycznia 2027 r. wygasa zwolnienie dla podatników wystawiających drobne faktury. Oznacza to, że obowiązek e-fakturowania obejmie również mikroprzedsiębiorców, którzy dotąd pozostawali poza systemem. Firmy te mają jeszcze kilka miesięcy na wybór narzędzia — może to być bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF, e-Urząd Skarbowy lub komercyjny program do fakturowania zintegrowany z systemem.

Numer KSeF w płatnościach

Od 2027 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek podawania numeru KSeF faktury (lub identyfikatora zbiorczego) w przelewach za faktury ustrukturyzowane realizowanych pomiędzy podatnikami VAT, w tym w płatnościach objętych mechanizmem podzielonej płatności. Wymusi to zmiany w procesach księgowych i bankowych — systemy finansowo-księgowe muszą być gotowe na automatyczne pobieranie i umieszczanie tych numerów w zleceniach płatności.

Jak przygotować firmę na 2027 rok

Pozostałe miesiące 2026 roku to ostatni moment na uporządkowanie procesów bez ryzyka sankcji. Warto w szczególności:

zweryfikować, czy wszystkie faktury sprzedażowe — również te wystawiane w terenie lub poza głównym systemem — trafiają do KSeF w wymaganych terminach;
sprawdzić poprawność uprawnień nadanych pracownikom i biuru rachunkowemu w KSeF;
przetestować obieg faktur zakupowych, w tym automatyczne pobieranie dokumentów z systemu;
przygotować systemy płatności na obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach;
w przypadku najmniejszych firm — wybrać i wdrożyć narzędzie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Nasze biuro na bieżąco wspiera klientów we wdrażaniu KSeF — od nadawania uprawnień, przez konfigurację obiegu dokumentów, po weryfikację poprawności rozliczeń. Jeśli Twoja firma nie jest jeszcze w pełni gotowa na zasady obowiązujące od 2027 roku, zachęcamy do kontaktu.