Rok 2026 przejdzie do historii polskiej księgowości jako moment startu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Najwięksi podatnicy — o obrotach przekraczających 200 mln zł w 2024 r. — wystawiają faktury ustrukturyzowane od 1 lutego 2026 r., a pozostali czynni podatnicy VAT, w tym małe i średnie firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze, dołączyli do systemu 1 kwietnia 2026 r.

Choć rewolucja formalnie już się dokonała, ustawodawca przewidział okres przejściowy, który łagodzi jej skutki. Kluczowa data to 31 grudnia 2026 r. — po niej zasady gry istotnie się zaostrzą. Warto wykorzystać najbliższe miesiące na uporządkowanie procesów fakturowania.

Co obowiązuje do końca 2026 roku?

Zgodnie z ustawą z 5 sierpnia 2025 r. do 31 grudnia 2026 r. trwa okres przejściowy, w którym:

Nie są nakładane kary — organy podatkowe nie stosują sankcji administracyjnych za błędy techniczne, opóźnienia w przesyłaniu faktur do KSeF ani inne uchybienia związane z wdrażaniem systemu. Szef Krajowej Administracji Skarbowej potwierdził, że do końca 2026 r. kary nie będą wymierzane.
Najmniejsi podatnicy mogą fakturować po staremu — przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. Do limitu nie wlicza się faktur uproszczonych (paragonów z NIP do 450 zł) ani faktur z kas fiskalnych.
Faktury z kas rejestrujących pozostają dopuszczalne — w okresie przejściowym można nadal dokumentować sprzedaż fakturami wystawianymi przy użyciu kas fiskalnych.
Tryb offline24 dostępny dla wszystkich — każdy podatnik może wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją do KSeF następnego dnia roboczego, co jest istotnym zabezpieczeniem na wypadek problemów technicznych.
Brak obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach — płatności za faktury nie muszą jeszcze zawierać numeru identyfikującego fakturę w systemie.

Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?

Kary administracyjne

Od 2027 r. za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie jej niezgodnie z wzorem lub nieprzesłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline grozić będzie kara administracyjna — do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze, a w przypadku faktur bez wykazanego podatku do 18,7% wartości brutto. Wymiar kary będzie miarkowany, ale samo ryzyko wymusza pełną zgodność procesów z przepisami.

Numer KSeF w płatnościach

Od 1 stycznia 2027 r. przelewy za faktury ustrukturyzowane pomiędzy czynnymi podatnikami VAT będą musiały zawierać numer KSeF faktury (lub identyfikator zbiorczy). Obowiązek obejmie także płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności. Oznacza to konieczność dostosowania systemów bankowości elektronicznej i procesów rozliczania zobowiązań.

Najmniejsze firmy wchodzą do systemu

Z dniem 1 stycznia 2027 r. wygasa wyłączenie dla podatników z limitem 10 000 zł miesięcznie — faktury ustrukturyzowane będą wystawiać już wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od skali działalności.

Jak przygotować firmę na 2027 rok?

Ostatnie miesiące okresu przejściowego to dobry moment, aby:

zweryfikować, czy wszystkie faktury sprzedażowe trafiają do KSeF prawidłowo i terminowo, a błędy z trybu offline24 są korygowane,
uporządkować uprawnienia w KSeF — nadać dostępy pracownikom i biuru rachunkowemu oraz wygenerować certyfikaty niezbędne do wystawiania faktur w trybach awaryjnych,
przygotować procesy płatności tak, aby od stycznia 2027 r. przelewy zawierały numer KSeF,
w przypadku najmniejszych firm — wybrać narzędzie do fakturowania zintegrowane z KSeF i przetestować je przed 1 stycznia 2027 r.

Zespół LinTax na bieżąco monitoruje wdrożenie KSeF i wspiera klientów w dostosowaniu procesów fakturowania do nowych wymogów. Zapraszamy do kontaktu.