Błędy w fakturach KSeF — przegląd i rozwiązania
Obowiązkowy KSeF działa od dwóch tygodni i już wyraźnie widać, które błędy powtarzają się najczęściej. Wiele z nich wynika z nieprawidłowej konfiguracji programów księgowych lub niezrozumienia zasad działania systemu. Oto najczęstsze problemy i sposoby ich rozwiązania.
1. Błędny NIP nabywcy
To zdecydowanie najczęstszy błąd — wpisanie nieprawidłowego NIP-u kontrahenta. W systemie KSeF faktura z błędnym NIP-em nabywcy jest traktowana jako prawidłowo wystawiona, ale odbiorca nie zobaczy jej na swoim koncie KSeF.
Jak skorygować:
- Wystaw fakturę korygującą do faktury z błędnym NIP-em — wyzeruj wszystkie pozycje
- Wystaw nową fakturę z prawidłowym NIP-em nabywcy
- Pamiętaj, że w KSeF nie istnieje możliwość „anulowania” faktury — jedyną drogą jest korekta
2. Nieprawidłowy kod GTU
Kody GTU (Grupy Towarów i Usług) są wymagane dla określonych kategorii transakcji. Częste pomyłki to:
- GTU_12 — stosowany do usług niematerialnych (doradztwo, IT), ale pomijany przy usługach księgowych, które również go wymagają
- GTU_10 — dotyczy budynków i budowli, ale bywa błędnie stosowany do usług remontowych
- Brak GTU — pominięcie kodu, gdy jest wymagany, powoduje odrzucenie faktury przez KSeF
Jak skorygować: Wystaw fakturę korygującą z prawidłowym kodem GTU. W polu przyczyny korekty wpisz „korekta oznaczenia GTU”.
3. Błędy w dacie sprzedaży
W KSeF datą wystawienia jest moment nadania numeru przez system. Częsty błąd to pomylenie daty wystawienia z datą sprzedaży (dostawy towaru lub wykonania usługi).
Zasada:
- Data wystawienia — nadawana automatycznie przez KSeF, nie do edycji
- Data sprzedaży — wpisywana przez wystawcę, musi odpowiadać faktycznemu momentowi dostawy/usługi
- Fakturę można wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży
4. Duplikaty faktur
W KSeF nie ma pojęcia duplikatu faktury. Każda faktura ma unikalny numer KSeF i jest przechowywana w systemie przez 10 lat. Jeśli kontrahent nie może znaleźć faktury:
- Podaj mu numer KSeF faktury — może ją wyszukać na swoim koncie
- Alternatywnie wyślij wizualizację faktury (PDF wygenerowany z danych XML) — ale to jedynie informacja pomocnicza, nie dokument księgowy
5. Błędy w strukturze XML — walidacja
System KSeF odrzuca faktury, które nie przechodzą walidacji struktury FA(2). Najczęstsze problemy:
- Puste pola wymagane — np. brak nazwy towaru/usługi, brak jednostki miary
- Nieprawidłowe kwoty — wartość netto + VAT ≠ brutto (błędy zaokrągleń)
- Znaki specjalne — niektóre znaki (np. &, <, >) wymagają kodowania XML
Rozwiązanie: Przed wysyłką użyj walidatora struktury XML dostępnego w Aplikacji Podatnika KSeF lub w swoim programie księgowym.
6. Korekty w KSeF — zasady
Faktura korygująca w KSeF musi zawierać:
- Numer KSeF faktury pierwotnej — pole obowiązkowe
- Przyczynę korekty — opis słowny
- Prawidłowe dane — skorygowane pozycje z poprawnymi wartościami
Korekta jest skuteczna od momentu nadania jej numeru KSeF — nie wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę (zmiana wprowadzona przez SLIM VAT 4).
Jak unikać błędów?
- Aktualizuj oprogramowanie — programy księgowe regularnie wydają poprawki do integracji z KSeF
- Weryfikuj dane kontrahentów — korzystaj z białej listy podatników VAT przed wystawieniem faktury
- Testuj na środowisku demo — KSeF udostępnia środowisko testowe na ksef-demo.mf.gov.pl
- Sprawdzaj statusy — po wysłaniu faktury upewnij się, że otrzymała numer KSeF
Masz problem z fakturami w KSeF? Skontaktuj się z nami — pomożemy skorygować błędy i ustawić prawidłowy obieg faktur.