Termin i zakres

Zgodnie z ustawą podpisaną przez Prezydenta, od 1 lipca 2024 r. wszyscy czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF.

Plan działania dla firm

  1. Styczeń–luty 2024 — wybór dostawcy oprogramowania kompatybilnego z KSeF
  2. Marzec–kwiecień 2024 — konfiguracja i testy
  3. Maj–czerwiec 2024 — szkolenie pracowników i okres przejściowy
  4. 1 lipca 2024 — start obowiązku

Kary za nieprzestrzeganie

Ustawa przewiduje kary pieniężne za niestosowanie KSeF:

  • Do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF
  • Kary nie będą nakładane w okresie przejściowym (do końca 2024 r.)

Pomagamy w kompleksowym wdrożeniu — od audytu po uruchomienie produkcyjne.

Kluczowym elementem przygotowań jest wybór odpowiedniego oprogramowania kompatybilnego z KSeF. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań — od modułów zintegrowanych z systemami ERP po samodzielne aplikacje do fakturowania. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na wsparcie formatu FA(2), automatyczną walidację oraz możliwość masowego wystawiania faktur. LinTax pomaga klientom w ocenie dostępnych rozwiązań i wdrożeniu najlepszego systemu.

Przygotowanie techniczne

Integracja z KSeF wymaga nie tylko dostosowania oprogramowania fakturowego, ale również zapewnienia stabilnego i bezpiecznego połączenia internetowego. System opiera się na komunikacji poprzez REST API z wykorzystaniem certyfikatów kwalifikowanych lub tokenów autoryzacyjnych. Firmy powinny przetestować wydajność swojego łącza pod kątem masowego wystawiania faktur, szczególnie w okresach wzmożonej aktywności biznesowej. Zabezpieczenie kopii zapasowych tokenów autoryzacyjnych i kluczy kryptograficznych jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości fakturowania.

Przedsiębiorcy powinni również zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa — tokeny autoryzacyjne KSeF muszą być przechowywane w bezpieczny sposób, a dostęp do systemu powinien być ograniczony wyłącznie do upoważnionych pracowników. Wdrożenie odpowiedniej polityki bezpieczeństwa jest kluczowe dla ochrony danych finansowych firmy.

Warto również rozważyć przeprowadzenie wewnętrznego audytu procesów fakturowania, który pozwoli zidentyfikować obszary wymagające dostosowania przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF.