Najważniejsze zmiany

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. To największa zmiana w fakturowaniu od lat — każda faktura musi być wystawiona przez centralny system Ministerstwa Finansów.

Harmonogram wdrożenia

  • 1 lutego 2026 — obowiązek dla podatników o przychodach powyżej 200 mln zł
  • 1 kwietnia 2026 — obowiązek dla pozostałych czynnych podatników VAT

Co trzeba przygotować?

Przede wszystkim należy upewnić się, że Państwa system księgowy lub fakturowy obsługuje format FA(2) wymagany przez KSeF. Konieczne jest także uzyskanie tokenów autoryzacyjnych w systemie e-Urząd Skarbowy.

Nasz zespół oferuje pełne wsparcie we wdrożeniu KSeF — od audytu obecnych procesów po konfigurację oprogramowania. Zachęcamy do kontaktu w celu omówienia szczegółów.

Kary i okres przejściowy

Warto pamiętać, że za wystawianie faktur poza KSeF po terminie wejścia obowiązku grożą kary pieniężne do 100% kwoty VAT z faktury. Ministerstwo Finansów przewidziało jednak okres przejściowy, w którym organy skarbowe będą stosować łagodniejsze podejście wobec drobnych uchybień technicznych. Zalecamy rozpoczęcie testów jak najwcześniej, aby uniknąć problemów po wejściu obowiązku.

Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o konieczności przeszkolenia wszystkich pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur. Zmiana procesu fakturowania wpływa na wiele działów firmy — od sprzedaży po księgowość. Warto opracować wewnętrzne procedury postępowania w przypadku awarii systemu KSeF, w tym zasady wystawiania faktur w trybie offline. Ministerstwo Finansów udostępniło szczegółową dokumentację techniczną oraz środowisko testowe, z którego każdy podatnik może bezpłatnie korzystać w celu weryfikacji poprawności integracji swoich systemów informatycznych.

Warto również wiedzieć, że faktury wystawione w KSeF są przechowywane przez Ministerstwo Finansów przez okres 10 lat, co eliminuje obowiązek przechowywania ich kopii przez podatnika. System zapewnia również automatyczne powiadamianie o nowych fakturach zakupowych, co usprawnia procesy księgowe i kontrolę kosztów w przedsiębiorstwie.