KSeF po dwóch miesiącach obowiązku — wnioski z praktyki i co się zmieniło

Dwa miesiące z obowiązkowym KSeF — sytuacja się stabilizuje

Po dwóch miesiącach obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) sytuacja zaczyna się stabilizować. Wczesne problemy z wydajnością i błędami walidacji są w większości rozwiązane, a Ministerstwo Finansów wprowadziło kilka istotnych usprawnień. Z drugiej strony, pojawiły się nowe wyzwania, których nie sposób było przewidzieć w pierwszym tygodniu obowiązku.

Co poprawiło Ministerstwo Finansów?

• Zwiększenie limitu wezwań do API — z 60 do 120 zapytań na minutę dla integracji księgowych, co poprawiło stabilność hurtowego wystawiania faktur
• Czytelniejsze komunikaty błędów — szczególnie przy walidacji NIP nabywcy i kodów GTU, błędy są teraz opisowe zamiast wyłącznie numeryczne
• Aktualizacja dokumentacji — pojawiły się nowe sekcje FAQ dotyczące korekt, faktur zaliczkowych i sytuacji nietypowych (np. samofakturowanie)
• Tryb awaryjny — doprecyzowano zasady jego stosowania w przypadku awarii po stronie podatnika (nie tylko KSeF)

Najczęstsze problemy w praktyce księgowej

Z naszych obserwacji u klientów wynika, że największe trudności w pierwszych dwóch miesiącach to:

• Faktury wystawione poza KSeF przez kontrahentów zagranicznych — pojawia się pytanie, czy księgować PDF przesłany mailem, jeśli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym w Polsce
• Korekty faktur sprzed 1 marca 2026 — czy korygować w KSeF, czy poza systemem? MF wyjaśniło, że korekty do faktur papierowych wystawia się w KSeF, jeżeli wystawca jest aktualnie objęty obowiązkiem
• Faktury zaliczkowe i końcowe — konieczność prawidłowego linkowania zaliczek do faktury rozliczeniowej w polu „faktura zaliczkowa”
• Daty wystawienia vs. data otrzymania — w KSeF datą otrzymania jest moment nadania numeru KSeF, co bywa kilka sekund po wysłaniu, ale w praktyce nie ma to znaczenia dla rozliczenia VAT

Numer KSeF jako element obrotu gospodarczego

Zauważalnym trendem jest używanie numeru KSeF jako referencji w przelewach bankowych. Coraz więcej firm wymaga go w opisie płatności, co usprawnia uzgadnianie należności. Niektóre banki zaczęły obsługiwać import faktur KSeF bezpośrednio z poziomu konta firmowego.

Statystyki KSeF — pierwsze dwa miesiące

Na co zwrócić uwagę w maju i czerwcu?

• Pierwsze rozliczenia VAT z fakturami w KSeF za marzec i kwiecień — zwróć uwagę na zgodność JPK_V7 z numerami KSeF
• Audyt procesów — czy faktury zakupowe są pobierane z KSeF systematycznie, czy sprawdzasz codziennie?
• Uprawnienia w KSeF — przegląd, kto ma dostęp do wystawiania i odbioru w imieniu firmy (uprawnienia, pełnomocnictwa)
• Faktury w walutach obcych — pamiętaj o prawidłowym wskazaniu kursu NBP z dnia poprzedzającego

Pomagamy klientom dostosować procesy księgowe do KSeF, audytujemy uprawnienia i wspieramy w korektach. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz zoptymalizować obieg faktur w swojej firmie.