Trzy tryby szczególne, które trzeba znać
Obowiązkowy KSeF przewiduje sytuacje, w których faktura nie trafia do systemu natychmiast. W praktyce spotykamy trzy scenariusze: tryb offline24, awarię ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów oraz całkowitą niedostępność systemu.
Tryb offline24
Podatnik może wystawić fakturę poza systemem (z kodem QR i oznaczeniem offline), a następnie ma obowiązek przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie przydatne np. przy sprzedaży w terenie, problemach z łączem czy pracy poza biurem. Ważne: datą wystawienia faktury jest data podana w polu P_1, a nie data przesłania do systemu.
Awaria KSeF
Gdy Ministerstwo Finansów ogłosi awarię (komunikaty pojawiają się w BIP i w interfejsie systemu), faktury wystawia się w postaci elektronicznej poza KSeF, a termin ich przesłania to 7 dni roboczych od zakończenia awarii. W czasie awarii nie grożą sankcje za brak e-faktury.
Faktury dla konsumentów
Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) nie podlega obowiązkowi KSeF — fakturę konsumencką można wystawić w KSeF dobrowolnie albo poza systemem, po prostu przekazując ją klientowi w uzgodnionej formie. Jeżeli konsument poda NIP i występuje jako przedsiębiorca, faktura musi trafić do KSeF na zasadach ogólnych. Warto dopilnować, by systemy sprzedażowe poprawnie rozróżniały te dwa przypadki.
Najczęstsze problemy z praktyki
- mylenie daty wystawienia z datą przesłania — wpływa na VAT i kursy walut,
- brak procedury wewnętrznej na wypadek awarii (kto wystawia, kto dosyła, kto pilnuje terminów),
- nieprawidłowe kody QR na fakturach offline przekazywanych nabywcy,
- faktury z NIP nabywcy wystawiane poza KSeF „bo klient tak chciał” — to naruszenie przepisów.
Nasza rekomendacja
Każda firma powinna mieć krótką, spisaną procedurę fakturowania awaryjnego i przeszkolone osoby odpowiedzialne. W LinTax przygotowujemy takie procedury dla naszych klientów i na bieżąco monitorujemy komunikaty MF dotyczące działania systemu.