Prawo pracy w 2026 roku — przegląd zmian
Rok 2026 kontynuuje trend zmian w prawie pracy, które mają na celu dostosowanie przepisów do nowych realiów rynku. Po rewolucji związanej z pracą zdalną i zmianami z lat 2023–2025, tegoroczne nowelizacje koncentrują się na ochronie pracowników, obowiązkach dokumentacyjnych i cyfryzacji procesów kadrowych.
Praca zdalna — nowe wymogi od 2026
Obowiązkowy przegląd regulaminów
Pracodawcy, którzy wdrożyli regulaminy pracy zdalnej w 2023 roku, mają obowiązek dokonania przeglądu i aktualizacji tych dokumentów do 30 czerwca 2026. Przegląd powinien obejmować:
- Zasady pokrywania kosztów — ryczałt za pracę zdalną musi odpowiadać rzeczywistym kosztom (prąd, internet, amortyzacja sprzętu); wiele firm ustalonych w 2023 r. kwot nie zaktualizowało mimo wzrostu cen energii
- Kontrola BHP — pracodawca musi udokumentować przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej co najmniej raz na 2 lata
- Ochrona danych — regulamin musi zawierać szczegółowe zasady ochrony informacji poufnych i danych osobowych podczas pracy zdalnej
Limit pracy zdalnej okazjonalnej
Utrzymany zostaje limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej rocznie. Nowością jest obowiązek ewidencjonowania tych dni w systemie kadrowym — nie wystarczy już samo oświadczenie pracownika. PIP zapowiedział kontrole w tym zakresie od drugiego półrocza 2026.
Dokumentacja pracownicza — cyfryzacja
E-akta osobowe
Od 1 stycznia 2026 wszyscy pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników mają obowiązek prowadzenia elektronicznych akt osobowych. Mniejsi pracodawcy mogą przejść na e-akta dobrowolnie. Kluczowe wymagania:
- System musi zapewniać integralność i autentyczność dokumentów (podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna)
- Okres przechowywania — 10 lat od zakończenia stosunku pracy (bez zmian)
- Format — dokumenty muszą być przechowywane w formacie PDF/A lub XML
Elektroniczny obieg dokumentów kadrowych
Wnioski urlopowe, zaświadczenia i inne dokumenty kadrowe mogą być składane i podpisywane elektronicznie. Nie jest wymagany podpis kwalifikowany — wystarczy podpis elektroniczny identyfikujący pracownika (np. login do systemu kadrowego + potwierdzenie mailowe).
Minimalne wynagrodzenie i stawki
Od 1 stycznia 2026 obowiązują nowe stawki:
- Minimalne wynagrodzenie — 4 666 zł brutto (wzrost z 4 300 zł w 2025)
- Minimalna stawka godzinowa — 30,50 zł brutto (wzrost z 28,10 zł)
Przypominamy, że wynagrodzenie minimalne wpływa na wiele innych wskaźników: odprawę, dodatek nocny, podstawę wymiaru zasiłków czy kwotę wolną od potrąceń.
Elastyczny czas pracy — nowe możliwości
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza prawo pracownika do wnioskowania o elastyczny rozkład czasu pracy. Pracodawca może odmówić, ale musi to uzasadnić na piśmie w ciągu 7 dni. Elastyczny czas pracy obejmuje:
- Indywidualny rozkład godzin pracy
- Ruchomy czas pracy (przedział godzin rozpoczęcia)
- Skrócony tydzień pracy (dłuższe dni, krótszy tydzień)
Prawo to przysługuje każdemu pracownikowi, nie tylko rodzicom małych dzieci (jak dotychczas).
Obowiązki wobec ZUS
Od 2026 roku pracodawcy muszą przekazywać do ZUS dodatkowe dane w ramach formularza ZUS RPA — m.in. informacje o pracy zdalnej i elastycznym czasie pracy. Dane te będą wykorzystywane do analiz rynku pracy.
Co powinien zrobić pracodawca?
- Zaktualizuj regulamin pracy zdalnej do 30 czerwca 2026
- Wdroż e-akta osobowe jeśli zatrudniasz powyżej 50 osób
- Sprawdź stawki wynagrodzeń — upewnij się, że żaden pracownik nie zarabia poniżej nowego minimum
- Przygotuj procedurę rozpatrywania wniosków o elastyczny czas pracy
- Zaktualizuj systemy kadrowe o ewidencję pracy zdalnej okazjonalnej
Potrzebujesz pomocy z obsługą kadrowo-płacową? Skontaktuj się z nami — zajmujemy się kompleksową obsługą firm w zakresie prawa pracy i ZUS.